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Gestion de paie : les obligations légales

Gestion de paie : les obligations légales

La gestion de paie se résume par les actions et les procédés de mise en place d’un mode de rémunération des employés. Elle est généralement gérée par une personne en interne. Toutefois, certaines entreprises optent pour l’externalisation. Cette alternative leur permet de mieux se concentrer sur leur travail. Ils délèguent une grande partie des missions en comptabilité et en ressources humaines. En tant qu’employeurs, vous devez respecter le Code du travail et les différentes lois relatives à la gestion de paie.

Prendre connaissance du règlementaire de paie

Actualisé régulièrement, ce document détaille toutes les procédures sur la gestion de paie dans une entreprise. Il indique les modalités d’établissement du bulletin de salaire. Vous y découvrez également les règles techniques et opérationnelles à mettre en place dans votre société. La personne chargée de cette tâche doit avoir de solides connaissances en matière de ressources humaines et de comptabilité. Elle est directement rattachée à la direction ou au service RH.

Une formation appropriée auprès d’un cabinet d’experts-comptables est parfois requise pour bien maîtriser tous les aspects du métier. Pour cela, vous pouvez contacter VR Consulting, un spécialiste en gestion de paie. En plus de vous prodiguer des conseils, il est en mesure de se charger de l’externalisation pour votre compte.

externalisation gestion de paie
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Les obligations en termes de salaire

Les employeurs ont l’obligation de verser au minimum un salaire équivalent au SMIC et aux rémunérations conventionnelles. Ils doivent également inclure les avantages stipulés par la convention collective.

Calculer la rémunération des salariés

Le livre blanc de paie indique les différents taux sur le calcul de la rémunération, afin d’éviter toute erreur. Le responsable tient généralement compte de nombreux paramètres :

  • les charges sociales salariales et patronales ;
  • le prélèvement à la source ;
  • l’ancienneté ;
  • les congés payés ;
  • les absences ;
  • les heures supplémentaires.

Les employeurs s’engagent à payer le même salaire à deux personnes occupant le même poste. En cas d’écart, ils sont tenus de pouvoir le justifier par des critères pertinents et non discriminatoires.

Établir un bulletin de salaire

La fiche de paie est obligatoire, car elle justifie le caractère légal du travail exercé par le salarié. Ce document doit contenir des informations sur l’entreprise et l’employé. Il comprend également les différents détails de la rémunération. À noter que la forme du bulletin de salaire est encadrée par un arrêté et un décret depuis le 1er janvier 2018. Les données qui y figurent doivent être claires et faciles à comprendre.

Quant au mode de paiement, le virement bancaire et le chèque de banque sont les plus courants. Néanmoins, le versement en espèce est possible si le salarié le demande et si la rémunération est égale ou inférieure à 1 500 €.

Procéder à toutes les déclarations nécessaires

Quand une entreprise embauche ou débauche un salarié, elle effectue une déclaration auprès des autorités compétentes. Cette obligation s’applique également à la déclaration des cotisations patronales et sociales ainsi que des arrêts et des conditions de travail. Il est d’ailleurs nécessaire de conserver un exemplaire original de tous les dossiers pendant 10 ans en vue d’un éventuel contrôle fiscal.

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