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Relation client : utilisez un serveur vocal interactif

Relation client : utilisez un serveur vocal interactif

Garantir de bons échanges entre votre entreprise et les clients constitue un enjeu de taille qui mérite toute votre attention. En effet, il est impératif pour les entreprises d’être disponibles au niveau des bons canaux de communication et de pouvoir répondre aux besoins des clients avec rapidité et précision. Pour le canal téléphonique, la plupart des entreprises en France se servent désormais d’un serveur vocal interactif dans le cadre de la gestion des appels entrants. Cette solution est très efficace et permet d’offrir une expérience optimisée aux appelants.

Que sont les serveurs vocaux interactifs et comment fonctionnent-ils ?

Le serveur vocal interactif, également appelé SVI est une technologie téléphonique qui donne la possibilité aux clients d’interagir avec le système hôte de l’entreprise à travers des menus configurables, avec l’usage de tonalités DTMF en temps réel. En d’autres termes, il s’agit d’un dispositif en mesure de remplacer le réceptionniste dans de nombreux cas.

Il permet aussi aux entreprises de faire l’enregistrement de messages d’accueil personnalisés pour une meilleure expérience client. Par conséquent, se servir d’un serveur vocal interactif pour améliorer sa relation client est devenu une urgence pour toutes les entreprises.

Concernant le fonctionnement, les appelants auront le choix entre diverses options en appuyant sur des chiffres. Le fait d’appuyer sur un chiffre du clavier du téléphone permet de transmettre une tonalité DTMF au système d’hôte de l’entreprise. Celui-ci se chargera alors de sélectionner l’action, soit la réponse adaptée selon le chiffre sur lequel le client a appuyé.

Il convient de préciser que des sous-menus peuvent être organisés au moment de la programmation du serveur vocal. L’appelant est par la suite dirigé vers une succession de services et renseignements plus précis et détaillés selon les réponses et choix fournis à travers les touches sélectionnées.

Les avantages de l’utilisation d’un serveur vocal interactif pour les relations avec la clientèle

Les avantages de l’usage d’un serveur vocal interactif sont nombreux. En effet, cette solution vous permet de garantir un accueil téléphonique 24/7 à vos clients. Ceux-ci pourront ainsi accéder à des informations variées et répondre eux-mêmes à leurs demandes en temps réel, de manière simple et intuitive.

De même, elle permet l’optimisation de la gestion des flux en définissant les motifs d’appels pour les acheminer vers le bon service et les conseillers les plus qualifiés selon la nature de la demande. C’est aussi un moyen de libérer le temps de traitement des conseillers en les déchargeant de certaines tâches.

Par ailleurs, le service vocal interactif est adapté à tous les clients. En d’autres termes, c’est un canal de communication adapté aux personnes qui ne sont pas très à l’aise avec le web. Ainsi, les problèmes seront résolus plus rapidement pour tous les types de clients.

serveur vocal interactif

Comment choisir le bon serveur vocal interactif pour votre entreprise ?

Pour choisir le bon serveur vocal interactif pour votre entreprise, il est important de prendre en compte certains critères : votre budget, le type d’entreprise, vos objectifs, etc. Prenez également le temps de consulter les avis des utilisateurs afin de vous faire une idée sur la qualité du serveur. Si vous ciblez un fournisseur en particulier, alors rendez-vous sur son site web pour avoir un aperçu des services et fonctionnalités proposés, des tarifs…

Dans le cas où vous auriez ciblé de nombreux fournisseurs, alors faites la comparaison des offres pour définir le serveur vocal interactif qui convient le plus à vos besoins. L’idéal est de choisir un SVI performant, évolutif et sécurisé pour un usage sur le long terme.

Notez que les meilleurs serveurs vocaux interactifs proposent une multitude d’options en plus de celles des serveurs standards. On peut citer la création de numéros virtuels à l’échelle nationale et internationale, les SAV, les campagnes de communication… De même, une solution performante vous permettra d’accéder à la fonction de call tracking grâce à laquelle vous pourrez reconstituer le parcours des clients au niveau de votre plateforme pour connaître leurs motivations.

Conseils pour la mise en place et l’utilisation de votre serveur vocal interactif

Pour la mise en place et l’usage d’un serveur vocal interactif en entreprise, nous vous partageons quelques astuces :

  • optimisez le message d’accueil : avec une introduction courte, précise et percutante. Ce sera l’occasion de mentionner clairement l’identité de votre entreprise et de remercier l’appelant de vous avoir contacté,
  • choisissez bien la musique d’attente : elle doit être professionnelle, agréable à écouter et conforme à l’image et aux valeurs de votre entreprise,
  • choisissez au plus 5 options : limitez-vous à des options pertinentes contenant l’essentiel pour éviter que les appelants ne se perdent et finissent par raccrocher,
  • terminez correctement l’appel : rassurez l’appelant en confirmant la prise en compte de sa demande,
  • la mise en place d’un suivi régulier : pour garantir le bon fonctionnement du SVI.

Le serveur vocal interactif est un levier indispensable de communication pour les entreprises. Sa qualité impacte considérablement la satisfaction des clients. En le choisissant avec soin et en respectant les règles de déploiement, vous mettrez à la disposition des clients un service de qualité.

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