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Utilisation productive de vos équipements professionnels

Utilisation productive de vos équipements professionnels

La mise en place de vos outils de manière productive vous permet de travailler plus efficacement et confortablement, d’économiser du temps et de l’argent. Vous devrez éventuellement décider de restaurer ou de remplacer les appareils défectueux ou obsolètes. Pour prendre cette décision, il y a de nombreux aspects à prendre en compte, ainsi que diverses options d’élimination si vous souhaitez suivre cette direction.

Pour créer un lieu de travail optimisé, vous devez d’abord acheter l’équipement approprié, après quoi vous pourrez mettre cet équipement en service dans votre entreprise. Pour obtenir de multiples conseils concernant les équipements pour les entreprises cliquez ici.

Le bon espace de travail

Il n’existe pas d’approche unique pour concevoir et équiper un espace de travail. Il est possible que ce qui fonctionne pour quelqu’un, ne fonctionne pas pour vous. Cependant, nous vous recommandons un moyen mnémotechnique pour vous rappeler les objectifs de vos équipements : l’objectif “PEC” (Productif, Efficace et Confortable).

  • Un bon espace de travail productif permet de faire parfaitement fonctionner les équipements, les documents et la communication.

  • Les espaces de travail doivent permettre d’être efficace en coût et en temps

  • Des espaces de travail confortables vous permettent de faire votre travail avec moins de tension et de pression sur votre corps.

Vous avez bien fait les choses si votre lieu de travail est aménagé pour être efficace, performant et détendu et favoriser la concentration.

Petit exemple qui peut être vu dans presque tous les environnements professionnels:

Garder la trace des dossiers et des équipements de l’entreprise. Si vous devez vous sentir à l’aise avec le système que vous concevez, cela ne signifie pas que vous devez organiser votre entreprise de la même manière que vos dossiers personnels. Votre entreprise vous offre un nouveau départ. Vous avez une deuxième chance de faire quelque chose de mieux. Par exemple, si vous n’avez pas accordé à votre comptabilité personnelle l’attention qu’elle mérite. Par ailleurs, il ne faut pas oublier que vous aurez probablement des collaborateurs. Ils doivent pouvoir s’intégrer et comprendre facilement l’organisation pour avoir une efficacité maximum.

Créer un environnement de travail positif

Lorsque nous parlons d’efficacité, nous nous demandons simplement si la structure et l’organisation de l’équipement vous permettent de bien réaliser le travail voulu. Pour vous donner un exemple de problème de productivité, si vous utilisez une calculatrice solaire dans un coin sombre de votre bureau, elle ne fonctionnera pas ou pas efficacement. il faut savoir exploiter le meilleur et le maximum de votre équipement.

Les facteurs de temps et de coût doivent souvent être mis en balance avec la façon dont ils pourraient nuire à la capacité de fonctionnement de l’équipement. Prenons l’exemple d’un télécopieur. Si vous utilisez une seule ligne téléphonique pour les transferts par téléphone et par fax, vous pourrez probablement faire fonctionner un tel système à moindre coût. Cependant, si vous devez donner ou recevoir des télécopies lors d’appels téléphoniques, le télécopieur ne pourra pas le faire. Il est possible que vous ayez besoin d’une deuxième ligne téléphonique pour utiliser efficacement le fax dans ce cas.

Posez-vous les bonnes questions. Prenez quelques instants pour vous poser des questions sur ce que vous faites et sur la façon dont les outils vous aident. Voici les questions de base que vous pouvez poser :

  • Le lieu de travail est-il strictement réservé à votre usage personnel / à vos collaborateurs ou travaillez-vous en contact avec le public / les clients ?

  • Quels sont les équipements dont vous avez le plus besoin dans votre travail ?

  • Comment puis-je gagner du temps ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous devez établir un plan en fonction de vos réponses.

Voici quelques exemples de problèmes de machines qui peuvent être évités avec une bonne planification :

  • Il y a des problèmes de disponibilité de l’énergie. Lorsque la température continue de changer, il faut tenir compte de l’impact des appareils de chauffage et de climatisation d’appoint sur l’alimentation en électricité. Tous ces appareils peuvent également induire un scintillement sur un téléphone sans fil ou fausser les transmissions radio.

  • Disparités de température. Évitez de placer les équipements générateurs de chaleur trop près des équipements critiques ou des personnes.

  • Conditions d’éclairage. De nombreuses personnes qui travaillent sur des ordinateurs souhaitent qu’il soit sombre pour réduire l’éblouissement de l’écran. Arrangez l’éclairage de manière à pouvoir en éteindre certains lorsque vous travaillez sur votre ordinateur et en allumer d’autres lorsque vous êtes à votre bureau.

  • Les appareils très bruyants. Trop de bruit donnera l’impression d’un bureau désorganisé et déclenchera des problèmes réels, comme rendre inintelligible le message téléphonique que vous avez laissé à un client important.

Aménager un espace de travail efficace et confortable

Organiser efficacement votre équipement de travail peut vous faire gagner du temps et de l’argent. De plus, quel que soit le type d’entreprise dans laquelle vous travaillez, vous aurez probablement un bureau soit à la maison, soit dans vos locaux. Il est important d’aménager un poste de travail confortable dans un bureau où il est normal de s’asseoir à un bureau et où l’on utilise fréquemment un ordinateur.

Réparation, remplacement et changement des équipements professionnels

Très peu d’équipements, voire aucun, ont une durée de vie infinie. Par conséquent, vous pouvez généralement supposer que l’équipement que vous utilisez dans votre entreprise finira par tomber en panne. Vous devrez alors décider si vous devez réparer ou remplacer l’équipement. Vous pouvez également être confronté à une décision de remplacement de l’équipement lorsque des modèles ou des marques plus récents de votre équipement actuel arrivent sur le marché, rendant votre équipement obsolète. Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte pour prendre ces décisions.

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